【您的早教中心名称】 记账与收费管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范本中心（以下简称“中心”）的财务收费行为，明确收费流程，确保资金安全、账目清晰、操作规范，提升家长满意度与信任度，保障中心持续、健康地发展,特制定本制度。

早教中心记账收费制度
（图片来源网络，侵删）

第二条 适用范围 本制度适用于中心所有涉及学员报名、续费、转班、退费、缴费及账务管理的部门和个人，包括但不限于招生顾问、教务老师、财务人员及中心负责人。

第三条 基本原则

  1. 公开透明原则：所有课程价格、收费项目、退费政策等均需对家长公开公示。
  2. 权责对等原则：学员享受服务的权利与按时缴费的义务相对应。
  3. 规范操作原则：所有收费、记账、退费等流程必须严格遵循本制度规定,确保每一步都有据可查。
  4. 安全第一原则：确保所有资金安全、准确地存入中心指定账户,防范财务风险。

第二章 收费项目与标准

第四条 收费项目 中心的收费项目主要包括：

  1. 课程学费：根据不同课程体系（如音乐、艺术、感统、全脑等）、课程时长、班级类型（如一对一、小班制）制定。
  2. 教材/教具费：部分课程所需的教材、学习包、教具等费用。
  3. 报名注册费：一次性收取，用于建立学员档案、办理入学手续等。
  4. 活动费：中心组织的特色主题活动、亲子活动等费用。
  5. 其他费用：如延时服务费、请假补课手续费等。

第五条 收费标准

早教中心记账收费制度
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  1. 所有收费标准由中心管理层根据市场定位、成本核算及品牌策略制定。
  2. 收费标准需在中心前台、官方网站、宣传册等显著位置进行公示,并保持长期有效。
  3. 如需调整收费标准，应提前15天进行公示,并做好现有在读学员的解释和安抚工作。

第三章 收费流程与方式

第六条 收费流程

  1. 咨询与报名：招生顾问向家长介绍课程体系、收费标准，并填写《学员报名登记表》。
  2. 费用核算：招生顾问或教务老师根据家长选择的课程，核算总费用，并制作《课程费用明细单》,交由家长确认。
  3. 缴费：家长在《课程费用明细单》上签字确认后,通过以下任一方式完成缴费。
  4. 开具凭证：财务人员确认收款到账后，向家长开具正式的《收款凭证》（发票或收据）,并将凭证联交予家长。
  5. 建档入学：教务老师凭已缴费的凭证和《学员报名登记表》，为学员建立档案,安排上课。

第七条 缴费方式 为方便家长,中心提供以下多种缴费方式：

  1. 现金支付：在前台直接缴纳现金。
  2. 银行转账/POS机刷卡：转账至中心指定对公账户，或通过POS机刷卡（需注意刷卡手续费）。
  3. 移动支付：支持微信、支付宝扫码支付。
  4. 银行代扣：针对长期在读学员，可与家长签订《银行代扣协议》,定期从其指定银行卡中扣除学费。
  5. 分期付款：对于高价值课程包，可提供分期付款服务（需另行评估风险并制定细则）。

第八条 账款记录

  1. 财务人员需在收到款项的当日内，将收款信息准确录入财务软件（如金蝶、用友等）或Excel台账。
  2. 必须包括：学员姓名、缴费日期、缴费方式、付款人、课程名称、缴费金额、凭证号、经办人等核心信息。
  3. 所有收款凭证（发票/收据）需连续编号，并建立《收款凭证登记簿》，做到票款相符、账实相符。

第四章 退费制度

第九条 退费原则 退费处理应遵循公平、公正、合理的原则,以维护中心声誉和学员利益。

早教中心记账收费制度
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第十条 可申请退费的情形

  1. 开课前：学员因个人原因在课程开课前申请退费。
  2. 开课后：在符合以下条件时，可申请退费：
    • 中心因不可抗力（如政策关停、场地搬迁等）无法继续提供服务。
    • 学员因身体原因（需提供县级以上医院证明）无法继续学习。
    • 中心未按合同约定提供服务,经家长有效投诉且无法协商解决。

第十一条 退费标准与计算方法

  1. 开课前退费：
    • 若在开课前7天（含）申请,中心将全额退还所缴费用。
    • 若在开课前7天内申请，中心将扣除报名注册费（或课程总费用的10%作为手续费）,剩余部分予以退还。
  2. 开课后退费：
    • 原则上，开课后不予退费，如遇第十条所述特殊情形，按以下方式计算：
      • 已上课时费：按单节课时费 × 实际上课次数计算。
      • 剩余课时费：按剩余未上课时 × 单节课时费计算。
      • 应退金额 = 已缴纳总费用 - 已上课时费 - 教材费（已使用部分） - 手续费（一般为剩余金额的5%-10%）。
    • 单节课时费 = 课程总费用 / 课程总课时数

第十二条 退费流程

  1. 申请：家长向中心提交书面《退费申请表》，并附上相关证明材料（如身份证复印件、银行卡复印件、医院证明等）。
  2. 审核：教务部门对退费原因和课时进行核实，财务部门核算应退金额,审核结果需由部门负责人签字确认。
  3. 审批：将审核结果上报中心负责人或授权人进行最终审批。
  4. 退款：审批通过后，财务人员在5-10个工作日内，将款项原路退还至家长支付账户，退款完成后,在台账中做详细备注。
  5. 归档：所有退费申请表、审核记录、银行转账凭证等资料需统一归档保存。

第五章 账务管理与监督

第十三条 账务记录

  1. 财务人员需建立清晰的“学员缴费台账”和“学员退费台账”,做到日清月结。
  2. 定期（如每周）核对银行流水、POS机小票、微信/支付宝账单与系统记录,确保一致。
  3. 每月月末进行财务盘点，编制《月度财务报表》，内容包括：本月总收入、总支出、各课程收入占比、退费情况等,并上报中心管理层。

第十四条 票据管理

  1. 使用的发票或收据需符合税务及财务规定，妥善保管，严禁遗失、撕毁。
  2. 建立票据领用、核销登记制度，做到谁领用、谁负责,定期盘点。

第十五条 监督与审计

  1. 中心负责人有权随时查阅所有收费、记账、退费记录,对财务状况进行监督。
  2. 每年度可聘请第三方会计师事务所进行年度财务审计,确保财务报告的真实性和合规性。

第六章 附则

第十六条 制度解释 本制度的最终解释权归【您的早教中心名称】所有。

第十七条 制度生效 本制度自发布之日起正式执行，如有与国家法律法规或上级部门规定相抵触之处，以国家法律法规为准,并立即对本制度进行修订。

附件（可根据需要添加）：

  • 《学员报名登记表》
  • 《课程费用明细单》
  • 《收款凭证》（样式）
  • 《退费申请表》
  • 《学员缴费台账》（Excel模板）
  • 《学员退费台账》（Excel模板）

使用建议：

  1. 定制化：请务必将【您的早教中心名称】替换为您自己的中心名称，并根据您的实际课程和定价策略修改“收费项目与标准”部分。
  2. 培训：制度制定后，务必对所有相关员工（招生、教务、财务）进行培训,确保他们完全理解并掌握操作流程。
  3. 公示：将核心的“收费项目与标准”和“退费制度”制作成精美的展板，放置在前台显眼位置,让家长一目了然。
  4. 工具化：使用专业的财务软件或设计精细的Excel模板，能极大提高记账的效率和准确性,减少人为错误。