早教中心会计做账流程是怎样的？

早教中心会计做账全流程

整个流程可以概括为七个核心步骤：凭证处理 → 记账 → 对账 → 结转 → 报表 → 纳税 → 归档。

第一步：原始凭证的收集与审核

这是所有会计工作的起点,确保每一笔经济业务都有据可查。

收集原始凭证：

• 收入类凭证：
  • 学费收据/发票： 这是最重要的凭证，无论是开票还是不开票,都必须有家长签字确认的缴费单或系统生成的电子收据。
  • POS机小票/银行转账记录： 证明资金到账。
  • 微信/支付宝收款记录： 截图或导出的交易明细。
  • 其他收入： 如教材费、活动费、延时服务费、合作返点等的收款凭证。
• 费用类凭证：
  • 成本类：
    • 租金合同及发票： 场地租赁是最大成本之一。
    • 老师及员工工资单、社保缴纳单、个税申报表。
    • 采购合同及发票： 教具、玩具、教材、办公用品、零食（如提供）等。
    • 水电煤费发票、物业费发票。
  • 费用类：
    • 市场推广费发票： 传单、线上广告、活动策划费等。
    • 装修费及折旧凭证： 装修合同、发票,以及后续的折旧计算表。
    • 咨询费、审计费、法律服务费发票。
    • 交通费、差旅费发票。
    • 日常运营杂费发票。

审核原始凭证：

• 真实性： 业务是否真实发生？
• 完整性： 发票抬头、税号、金额、日期、项目等要素是否齐全？
• 合规性： 发票是否真实有效（可通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”查验）,费用是否符合公司规定和税法要求。

第二步：编制记账凭证

根据审核无误的原始凭证，在财务软件（如金蝶、用友）或Excel中编制记账凭证。

关键会计科目设置（建议）：

• 资产类：
  • 库存现金 / 银行存款：记录所有货币资金。
  • 预付账款：【重要】 用于记录提前支付的大额租金、押金等。
  • 固定资产：记录价值较高、使用年限长的设备（如空调、大型教具）。
  • 累计折旧：固定资产的备抵科目。
  • 应收账款：记录已开票但未收到的款项（较少见，但可能有）。
• 负债类：
  • 预收账款：【核心科目】 用于记录家长提前缴纳的学费，这是早教中心最重要的负债,代表未来需要履行的教学服务义务。
  • 应付职工薪酬：记录已计提但未发放的工资、社保等。
  • 应交税费：记录应缴纳的增值税、附加税、企业所得税等。
  • 其他应付款：记录其他暂收款项，如押金、代收代付款项。
• 所有者权益类：
  • 实收资本：股东投入的资本。
  • 未分配利润：历年累计的净利润或亏损。
• 成本/费用类：
  • 主营业务成本：【重要】 主要用于结转已消耗的教材、教具成本。
  • 销售费用：【主要费用科目】 包含市场推广费、员工工资（销售岗）、交通费等。
  • 管理费用：【主要费用科目】 包含行政人员工资、办公室租金、水电、折旧、招待费、咨询费等。
  • 研发费用：如果有课程研发活动,可在此科目核算。
  • 财务费用：利息收支、手续费等。

典型业务会计分录示例：

• 收取学费（预收模式）：

  • 家长缴纳1万元课程费。
  • 借：银行存款 10,000
  • 贷：预收账款 - 学费 10,000
  • 说明：此时不确认收入，只记录负债。

• 支付房租：

  
  （图片来源网络，侵删）
  • 支付本季度租金3万元。
  • 借：预付账款 - 租金 30,000
  • 贷：银行存款 30,000
  • 说明：先计入资产，之后按月分摊为费用。

• 计提本月工资：

  • 本月工资总额5万元。
  • 借：销售费用 - 工资 30,000 (假设为销售/教学人员)
  • 借：管理费用 - 工资 20,000 (假设为行政人员)
  • 贷：应付职工薪酬 50,000

• 采购教具：

  • 购买一批新教具，入库，花费5,000元。
  • 借：存货 - 教具 5,000
  • 贷：银行存款 5,000
  • 说明：先计入存货，待消耗时再结转成本。

• 支付水电费：

  • 支付本月水电费1,000元。
  • 借：管理费用 - 水电费 1,000
  • 贷：银行存款 1,000

第三步：登记账簿与对账

• 登记账簿： 财务软件会自动根据记账凭证生成总账、明细账、日记账等。
• 对账： 保证账证相符、账账相符、账实相符。
  • 账证相符： 总账、明细账的余额与记账凭证核对一致。
  • 账账相符： 银行存款日记账余额与银行对账单核对；现金日记账余额与实际库存现金核对。
  • 账实相符： 定期盘点存货（教具、教材等）,确保账面记录与实际库存一致。

第四步：期末结转与摊销

这是会计工作的关键节点，通常在月末、季末、年末进行。

• 摊销费用：

  • 将预付账款中的租金、物业费等，按月分摊计入管理费用。
  • 每月分摊租金1万元 (30,000 / 3)。
  • 借：管理费用 - 租金 10,000
  • 贷：预付账款 - 租金 10,000

• 计提折旧：

  • 计算本月固定资产折旧额。
  • 借：管理费用 - 折旧费
  • 贷：累计折旧

• 结转成本：

  • 【核心操作】 将已消耗的教材、教具成本从存货结转到主营业务成本。
  • 本月根据课程消耗，结转教材成本2,000元。
  • 借：主营业务成本 - 教材费 2,000
  • 贷：存货 - 教材 2,000

• 确认收入：

  • 【核心操作】 这是最容易出错的地方，根据权责发生制，本月已上完的课程，即使学费是预收的,也要确认为收入。
  • 计算方法： (本月已消课时 / 总购买课时) * 预收学费总额
  • 某学员预付1万元，共100课时，本月上了10课时，则本月应确认收入 = (10/100) * 10,000 = 1,000元。
  • 借：预收账款 - 学费 1,000
  • 贷：主营业务收入 - 学费收入 1,000
  • 注意：同时要计提对应的增值税销项税额。

• 结转损益：

  • 将所有收入类科目和费用类科目的余额结转到“本年利润”科目,计算本月利润。
  • 借：主营业务收入
  • 借：其他业务收入（如有）
  • 贷：本年利润
  • 借：本年利润
  • 贷：主营业务成本
  • 贷：销售费用
  • 贷：管理费用
  • ...（所有费用类科目）

第五步：编制财务报表

结转损益后，即可编制财务报表,反映中心的财务状况和经营成果。

1. 资产负债表： 反映在某一特定日期（如月末）的资产、负债和所有者权益情况。预收账款是核心负债项。
2. 利润表： 反映在某一期间（如本月）的收入、成本和利润情况。主营业务收入和主营业务成本是核心。
3. 现金流量表： 反映现金的流入和流出情况,对现金流管理至关重要。

第六步：纳税申报

根据报表数据,按时进行纳税申报。

• 增值税： 一般纳税人按月申报，小规模纳税人按季申报,收入是计税基础。
• 附加税： 城建税、教育费附加等,随增值税一同申报。
• 企业所得税： 按季或按年预缴，次年汇算清缴,利润是计税基础。
• 个人所得税： 为员工代扣代缴,按月申报。

第七步：凭证装订与档案管理

• 将打印出来的记账凭证、原始凭证，按照顺序整理、折叠。
• 使用凭证装订机装订成册，并贴上封面，写明凭证的起止号、日期、张数等信息。
• 建立档案柜，妥善保管会计凭证、账簿、报表等资料,保管期限通常为15年或更长。

给早教中心会计的特别建议

1. 精细化管理课时系统： 收入确认的准确性高度依赖于课时统计，建议使用专业的早教管理软件，它能自动记录每个学员的课时消耗,大大减少人工计算的错误。
2. 区分成本与费用： 教材、教具等消耗品，先计入“存货”，再按实际消耗结转“主营业务成本”，这样能更准确地核算毛利，而租金、工资、水电等直接计入期间费用。
3. 重视现金流管理： 早教中心通常有大量预收款，但固定成本（租金、工资）刚性很强，要密切关注现金流，确保有足够的现金支付日常开销,避免因资金链断裂导致经营困难。
4. 合规开票： 对于需要报销的家长，务必按规定开具发票，注意区分免税收入（如托育服务）和应税收入（如纯早教课程），咨询税务顾问,确保税务处理合规。
5. 定期与业务部门沟通： 会计不能闭门造车，要与课程顾问、校区主管保持沟通，了解最新的促销活动、退费政策、课时变动等,确保账务处理的及时性和准确性。

遵循以上流程，您的早教中心就能建立起一套规范、高效的会计核算体系,为经营决策提供可靠的数据支持。